Política de Tratamiento de Datos Personales
En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y demás normas concordantes, Cortés Accounting Services Ltda. (NIT 900.357.486-3) adopta la presente política para el tratamiento de los datos personales que recolecta de sus clientes, prospectos, proveedores, empleados y visitantes de su sitio web.
1. Responsable del tratamiento
| Razón social | Cortés Accounting Services Ltda. |
|---|---|
| NIT | 900.357.486-3 |
| Domicilio | Carrera 9 # 13-36, Oficina 204, Bogotá D.C., Colombia |
| Correo para asuntos de datos | Info@cortesaccounting.com |
| Teléfono | +57 300 555 6537 |
2. Definiciones
Para efectos de esta política se aplican las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012: dato personal, dato sensible, titular, tratamiento, responsable, encargado, autorización, transferencia y transmisión.
3. Datos que tratamos
- Datos de identificación y contacto: nombre, documento de identidad, NIT, celular, correo, dirección.
- Datos tributarios, contables y financieros necesarios para prestar el servicio: ingresos, patrimonio, deudas, certificados de retención, información bancaria, estados financieros, RUT y declaraciones.
- Datos societarios y laborales de las empresas cliente y de sus trabajadores, cuando el servicio contratado lo requiera (por ejemplo, nómina y seguridad social).
- Datos que el titular comparte voluntariamente por el formulario web, WhatsApp, correo o en reuniones.
No solicitamos datos sensibles salvo cuando sean indispensables para el servicio (por ejemplo, información de salud para deducciones o afiliaciones). En ese caso el titular no está obligado a suministrarlos y se le informará expresamente su carácter facultativo.
4. Finalidades
- Atender solicitudes de información, agendar asesorías y enviar cotizaciones.
- Prestar los servicios contratados: contabilidad, impuestos, finanzas, nómina y asesoría legal y societaria, incluida la elaboración y presentación de declaraciones ante la DIAN y otras entidades.
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de conservación documental de la firma.
- Facturar, gestionar cobros y mantener la relación contractual.
- Enviar recordatorios de vencimientos tributarios y novedades normativas que puedan afectar al titular.
- Enviar información comercial sobre los servicios de la firma, solo si el titular lo autoriza; puede retirar esa autorización en cualquier momento.
- Atender requerimientos de autoridades competentes.
5. Derechos del titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante la firma.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
6. Consultas y reclamos
Las solicitudes se reciben en Info@cortesaccounting.com o en nuestra oficina, indicando nombre, documento, datos de contacto y la descripción de la solicitud.
- Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, informando el motivo.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta del titular, se entenderá desistido.
7. Autorización
El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, que puede otorgarse por escrito, de forma verbal, mediante la casilla del formulario web o por conductas inequívocas, como enviar sus datos por WhatsApp para solicitar un servicio. La firma conserva prueba de dicha autorización.
8. Datos de niñas, niños y adolescentes
Solo se tratarán cuando sea necesario para el servicio (por ejemplo, dependientes en una declaración de renta), respetando su interés superior, y con autorización de su representante legal.
9. Encargados, transmisión y transferencia
Para prestar el servicio podemos compartir datos con encargados que actúan bajo nuestras instrucciones, como proveedores de software contable, almacenamiento en la nube, correo y mensajería (por ejemplo, WhatsApp), algunos con servidores fuera de Colombia. Las declaraciones de renta solicitadas por la plataforma aliada Presenta Tu Renta (operada por ECOBYTE S.A.S.) se tratan también conforme a la política de esa plataforma. En todos los casos exigimos niveles adecuados de protección, según los artículos 25 y 26 de la Ley 1581 de 2012.
10. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. El personal de la firma está sujeto a deberes de confidencialidad y reserva profesional.
11. Vigencia y conservación
Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. Los datos se conservarán mientras dure la relación con el titular y durante los plazos que exijan las normas contables, tributarias y comerciales. Cualquier cambio sustancial se publicará en este sitio.